Nuestro desafío era obtener los datos financieros de las operaciones de los centros de costos, los cuales se manejaban en aplicaciones y archivos aislados, y centralizarlos en una plataforma web con contabilización y reportes en tiempo real. Logramos hacerlo con Oracle Cloud IaaS, aumentando 50% de rendimiento y ahorrando US$ 150.000 por año.
— Elizabeth Milagros Solano Haro, Titular de la Unidad de Sistemas y Armonización Contable, Gobierno del Estado de Morelos
Ubicado en la región centrosur de México, el estado de Morelos tiene casi dos millones de habitantes y es el segundo más pequeño del país.
Durante años, los procedimientos contables del Gobierno del Estado de Morelos no estaban estandarizados. Cada unidad administrativa tenía su propio control financiero mediante el uso de aplicaciones de software antiguas, hojas de cálculo o archivos de Word, lo que hacía difícil a la Secretaria de Hacienda crear informes contables eficientes sobre temas fundamentales, como los conceptos de gasto en que se ejercía el presupuesto. En 2009 entró en vigor la Ley General de Contabilidad Gubernamental, la cual estableció la estandarización de los procedimientos contables en todo el país a fin de incrementar la transparencia. Representantes del gobierno de Morelos buscaron una solución que pudiera centralizar todos los datos y operaciones en una plataforma y mejorar sus registros e informes contables.
Challenges
Integrar todas las aplicaciones administrativas y procesos contables utilizados por cada centro de costo del Gobierno del Estado de Morelos en una sola plataforma, cumpliendo con los requisitos establecidos por la ley federal
Acelerar la elaboración del presupuesto anual del estado, ya que en el pasado las estimaciones del gasto solían tardar en ajustarse a los techos presupuestales y el registro del gasto reflejaba un retraso de capturas en el primer trimestre sobre el ejercicio en curso
Reducir el impacto de fallas de energía frecuentes que suspendían el servicio a los usuarios de cada unidad administrativa
Mejorar la seguridad de los datos aumentando la capacidad de respaldos
Asegurar la continuidad de las operaciones disminuyendo las caídas de servidores
Results
Adoptó Oracle Cloud Infrastructure as a Service y centralizó en una sola plataforma todas las herramientas y sistemas utilizados por cada unidad administrativa para la gestión gubernamental (presupuesto, adquisiciones, contabilidad y otros), lo que facilitó su administración y el cumplimiento de los requisitos establecidos por ley federal
Ahorró casi US$ 150.000 por año en gastos de actualización de infraestructura física de tecnología, costos de mantenimiento adicionales, tarifas de licencias y de conexión a Internet de banda ancha, además de obtener una plataforma escalable en la nube
Aumentó la eficiencia en la rendición de cuentas en un 50%, ya que ahora se puede solicitar capacidad temporal de procesamiento según la necesidad, lo que permite un procesamiento mucho más rápido de datos contables masivos, como cierres financieros mensuales y anuales
Aseguró que apertura del presupuesto esté disponible y ajustada desde el inicio del ejercicio, logrando eliminar los retrasos que presentaban los registros del gasto sobre el primer trimestre
Implementó una asistencia técnica 24/7 a su sistema contable, pues ahora este soporte está cubierto por Oracle; en el pasado la asistencia permanente no era posible debido al estricto horario de trabajo de los empleados, limitado al horario comercial
Facilitó el acceso desde las unidades administrativas al centro de datos contables, el cual solía estar alojado en las instalaciones gubernamentales la cual presenta rezago tecnológico debido a la situación geográfica, ya que Oracle Cloud eliminó la vulnerabilidad por cortes de energía y de internet que ocurren frecuentemente
Aceleró la copia de seguridad de datos, un proceso que solía tomar horas y ahora con Oracle Database Backup Cloud Service se puede hacer en solo unos minutos
Mejoró la seguridad de los datos de los ciudadanos de Morelos, ya que ahora todos los datos se ejecutan en una plataforma de seguridad de múltiples capas en la nube Oracle
Ganó una disponibilidad de 99.95% de la infraestructura para las aplicaciones en línea, propagando la estabilidad de la operación de las dependencias gubernamentales de manera interna (con nuestros funcionarios) y externa (ciudadanía y proveedores)
Eliminó sobrecarga de trabajos en la entrega de la cuenta pública estatal al Congreso ya que la información y los reportes se generan desde una sola plataforma, gracias a Oracle Cloud Infrastructure.
Oracle es reconocida mundialmente por la alta calidad de su infraestructura. Otros proveedores, como Amazon, también pueden tener muchos años en el mercado de la nube, pero Oracle tiene la mejor capacidad de base de datos y su sistema operativo gratuito y con soporte, por ello es el mejor proveedor para satisfacer nuestras necesidades. — Elizabeth Milagros Solano Haro, Titular de la Unidad de Sistemas y Armonización Contable, Gobierno del Estado de Morelos
Execution
“Gracias a la expertise del equipo de trabajo y el soporte de Oracle, todo el proceso de migración e implementación en la nube tomó dos meses, como se esperaba. De hecho, podríamos haberlo hecho en un mes, pero queríamos usar el tiempo adicional para los ajustes y asegurarnos de que todo estaba bien. El siguiente reto es migrar todos los datos y aplicaciones relacionados con los servicios al contribuyente, incluida la recaudación de impuestos y el registro vehicular, en la nube también”, dijo la Lic. Milagros.
